Приветствую Вас, Гость

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ДОШКОЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

 

Литвиненко Е.Н.

МДОУ № 43, г. Черемхово

 

Современный мир уже невозможно представить без компьютера.  В прошлом остались рукописные образовательные программа, годовые планы и конспекты. Педагоги уже достаточно хорошо владеют  приложениями Microsoft WordExcel и Power Point. Но  даже тех возможностей, которые данные программы могут предложить, иногда бывает недостаточно. Ведь в современном мире ценится не только качество информации, но и возможность ее быстро обработать и получить результат, затратив минимум усилий. Такие возможности мы увидели в  Microsoft Access.

Что же привлекло нас в этой программе?  При знакомстве с Access можно заметить, что Access и  Excel во многом  похожи.  Обе эти программы продукты  Windows, внешний вид таблиц и запросов Access соответствует  внешнему  виду электронных таблиц и носит название  таблицы данных. Режим ввода данных Access  соотвествует режиму ввода данных Excel. Нужно просто внести данные и определить заголовки столбцов, все остальное  Access сделает автоматически. Умение работать в Excel облегчает работу с Access.

Хорошо организована справочная система в Access. Легко найти справочную информацию по тому вопросу, который волнует в данный момент.

Использование Мастеров существенно сокращает время на создание различных структурных компонентов. В Access можно применять такие Мастера, как Мастер создания базы данных, Мастер импорта/экспорта данных, Мастер анализа таблицы, Мастар запросов и т.п.

В деятельности детского сада часто приходится работать с данными из разных источников. Microsoft Access объединяет все сведения в одной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, осуществлять поиск необходимой информации, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.     Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько  записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

     Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на  экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

     Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет, например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и  вычисляющий итоги.

     Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или  печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии кнопки можно запустить макрос,  который распечатает отчет.

В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, "Таблицы"). С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты.

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Сначала  в  нашем учреждении была создана база данных сотрудников, в которой хранилась различная информация о воспитателях (стаж, данные об аттестации и курсовой подготовке, творческие интересы, семейное положение и т.п.) и младшем обслуживающем персонале (адреса, паспортные данные, семейное положение и т.п.).   Однако  в настоящее время мы пополнили нашу базу данных  сведениями о наших  воспитанниках,  их родителях, общими сведениями о ДОУ, об образовательной деятельности,  о наградах ДОУ и т.д. теперь всю информацию о деятельности ДОУ можно найти в нашей базе данных «МДОУ».

Какие же этапы проектирования базы данных мы прошли?

1. Определили цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого определили темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать.

Целью базы данных «МДОУ» является   обобщение и хранение всей информации о ДОУ в удобном виде, с возможностью получить необходимые сведения  точно и оперативно.

2.  Разработали на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, руководствовались следующими основными принципами:

o    Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны родителей.

o    Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и запросы родителей хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении или изменении запросов информация о родителях осталась в базе данных.

3. Определили необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о родителях содержатся поля с адресом, номером телефона, месте работы каждого родителя. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

o       Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

o       В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

o       Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4. Задали ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о родителяхе и его ребенке, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. В базе данных «МДОУ» ключевыми полями являются код ребенка, фамилия;  код педагога его фамилия.

5. Определили связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. В базе данных «МДОУ» связаны такие таблицы как дети, семья, жилищные условия, родители, здоровье, результаты диагностики; педагоги, семейное положение, дети сотрудников,  квалификация,     курсы,  тема самообразования, активность и т.д.

6.  Добавили данные и создали другие объекты базы данных. Структуры  таблиц отвечают поставленным требованиям, ввели все данные. Теперь  можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

База данных  «МДОУ»  еще не работает на полную мощность, так как некоторые сведения еще вносятся. Однако уже сейчас видны преимущества базы данных:

o       Все сведения находятся в одном месте, «под рукой»

o       Необходимые данные можно получить за несколько минут

o       Компьютер сам проанализирует информацию и проведет необходимую фильтрацию, вам достаточно сделать корректный запрос

o       Нет необходимости поднимать «кучу» документов

o       Для подготовки отчетов требуется гораздо меньше времени

o       Это современно.

Конечно при всех положительных  качествах база данных имеет и некоторые отрицательные моменты: это временные затраты при планировании базы данных и ее заполнении, однако это окупается при дальнейшем ее использовании. Второй  момент – это необходимый уровень владения компьютером, однако и это становиться положительным моментом, так как человек, работающий с базой данных,  овладевает новыми знаниями.

Microsoft Access – многранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.
Яндекс.Метрика